通帳に入金があったけれど
この入金は正会員の会費なのか，それとも賛助会員の会費なのか，また寄付なのかわからなくなることはありませんか。
また社員総会を開催する時期になったけれど誰に招集通知を出すべきか
わからなくなることはありませんか。
NPO法人にとって会員管理は活動の継続のために大事なことです。
都道府県知事や政令市の市長に毎年会計や事業，会員や役員の報告をする必要があります。
会計ではいくら会費が入ったか，いくら寄付が入ったかを報告します。
また毎年事業についての決算や事業の運営について社員総会を開き意思決定する必要があります。
報告義務を果たす以外にも会員を管理することで会員や元会員に支援を求めやすくなるといったコミュニケーションの役に立つこともあります。
そこで私がNPO法人を管理するときは会員管理の方法として意思表示をしてもらうことにしています。
私は会員が変動する場合は入会申込書や退会届への記載を薦めます。
以下は入会申込書のサンプルです。
ときに経験上メールでの意思表示を受けることもありますがその場合は書面をもらったのと同じように扱っています。
そして現在の会員，会員種別をエクセルでまとめて一覧にしています。
また，元会員についてもエクセルでまとめています。
こうすることで毎年開かれる社員総会に呼ぶべき人の管理，会費と寄付の区分，会員の種別の区分ができます。
さらに会員を管理することで会員や元会員への支援のお願いや会員ならではの特典の提供ができるようになります。
会員はNPO法人を継続的に支える貴重な存在です。
ぜひ会員を大切に管理してNPO法人の運営，維持，コミュニケーションに役立てていきたいものです。